Van belastingstress naar volledige controle
Vorige week zat ik tegenover een ondernemer die compleet gestrest was over zijn aankomende belastingaangifte. “Ik weet niet eens waar ik moet beginnen,” zuchtte hij. Herkenbaar? Dan heeft u precies de juiste checklist nodig. Een goede boekhoud-checklist is als een routekaart die u stap voor stap naar een stressvrije belastingaangifte leidt. Het verschil tussen paniek in maart en rust tijdens de aangifte zit in de voorbereiding die u nu al treft. Uw checklist begint eigenlijk niet in het nieuwe jaar, maar draait het hele jaar door. Door systematisch bij te houden wat belangrijk is en niets over te slaan, voorkomt u die nachtmerrie waarin u weken bezig bent met het uitzoeken van alle papieren. Een ondernemer die zijn boekhouden op orde heeft, doet zijn aangifte in een paar uur. Eentje zonder systeem is er soms weken mee bezig. Het verschil? Een simpele checklist die u consequent gebruikt.
Deze documenten heeft u absoluut nodig
Laten we beginnen met het verzamelen van alle belangrijke papieren. Uw checklist start met de jaarrekening – dat is eigenlijk het hart van uw hele belastingaangifte. Zorg dat alle inkomsten en uitgaven netjes zijn gecategoriseerd en dat de cijfers kloppen met uw bankafschriften. Vergeet niet uw BTW-aangiftes van het hele jaar, die moet u ook kunnen overleggen. Dan zijn er nog de loonstroken als u personeel heeft, plus alle documenten over aftrekbare uitgaven zoals kantoorkosten, autokosten en zakelijke diners. Ik raad altijd aan om ook uw verzekeringspapieren en hypotheekgegevens bij de hand te hebben – die vergeet iedereen altijd. Vorig jaar hielp ik een klant die €1200 aan zakelijke verzekeringen was vergeten af te trekken. Zonde! Maak een mapje waarin u het hele jaar door alle belangrijke documenten verzamelt. Op die manier hoeft u niet in januari als een gek alles bij elkaar te zoeken. Trust me, uw toekomstige zelf zal u dankbaar zijn.
Maandelijkse controles die het verschil maken
Hier wordt het interessant. De beste checklist voor boekhouden draait niet om wat u aan het eind van het jaar doet, maar om wat u elke maand bijhoudt. Zet een vast moment in uw agenda – bijvoorbeeld de laatste vrijdag van elke maand – om uw administratie door te lopen. Check of alle facturen zijn verstuurd en of betalingen binnen zijn gekomen. Controleer uw uitgaven en zorg dat alle bonnetjes zijn ingevoerd. Het klinkt saai, maar dit ene uurtje per maand bespaart u later weken werk. Maak ook meteen een backup van al uw digitale bestanden. Uw computer kan kapot gaan, maar uw belastinggegevens moeten er nog steeds zijn. Veel ondernemers onderschatten dit punt totdat het te laat is. Vorige maand nog had ik een klant wiens laptop was gestolen vlak voor de deadline. Gelukkig had hij zijn checklist gevolgd en stond alles ook in de cloud. Anders was het een ramp geworden. Een goede maandelijkse routine voorkomt dat u in maart in paniek raakt.
Aftrekposten die u vaak vergeet
Dit is waar veel ondernemers geld laten liggen. Uw checklist moet een apart onderdeel hebben voor alle aftrekbare uitgaven, want die worden het vaakst vergeten. Denk aan uw internetabonnement thuis als u daar ook werkt, telefoonkosten, vakbladen en cursussen. Autokosten zijn een grote: niet alleen brandstof, maar ook onderhoud, verzekering en afschrijving. Reiskosten naar klanten, parkeerkosten, zelfs die koffie tijdens een zakenbespreking. Ik ken ondernemers die hun hele kantoor hebben ingericht maar vergeten de bureaustoelen en printers af te trekken. Of die cursus van €800 die ze volgden voor hun bedrijf – gewoon vergeten in te voeren. Maak een lijstje van alle mogelijke aftrekposten en loop die elk kwartaal na. Houd ook bij hoeveel procent van bepaalde kosten zakelijk is. Uw mobiele telefoon is misschien voor 70% zakelijk gebruik – trek dan ook 70% af. Kleine bedragen tellen op tot grote besparingen. Een boekhouder kan u hierbij helpen alle kansen te benutten.
Digitale tools die uw checklist automatiseren
Technologie kan uw boekhoud-checklist een stuk makkelijker maken. Er zijn apps die uw bonnetjes scannen en automatisch in de juiste categorie zetten. Uw boekhoudsoftware kan koppelen met uw bankrekening, zodat transacties automatisch worden ingelezen. Sommige programma’s sturen u zelfs een waarschuwing als u iets vergeet in te voeren. Ik werk zelf veel met ondernemers die Exact of Moneybird gebruiken – die tools hebben ingebouwde checklists die u helpen niets te vergeten. Ook handig: stel automatische betalingsherinneringen in voor klanten die te laat betalen. Dat scheelt u het handmatig bijhouden van openstaande facturen. Voor wie graag alles georganiseerd heeft: er zijn apps die al uw documenten scannen en automatisch opslaan per categorie. Uw hele administratie wordt dan doorzoekbaar. Geen gegraai meer in mappen vol papieren als de accountant iets vraagt. Bij Emis Finance gebruiken ze moderne software om hun klanten te helpen alles gestructureerd bij te houden. Investeer in goede tools en uw checklist wordt vanzelf afgewerkt.
Wanneer u professionele hulp nodig heeft
Soms wordt uw checklist zo lang dat u er zelf niet meer doorheen komt. Dan is het tijd om een professional in te schakelen. Een goede boekhouder in Nootdorp kan niet alleen uw belastingaangifte doen, maar ook uw hele checklist doorlopen en aanvullen met dingen die u was vergeten. Zij weten precies welke aftrekposten er zijn en hoe u ze het beste kunt benutten. Vooral als uw omzet flink groeit of u personeel krijgt, wordt de administratie complexer. Dan is uitbesteden vaak goedkoper dan zelf doen. Reken maar uit: als u twintig uur besteedt aan uw aangifte en u verdient €50 per uur, dan kost u dat €1000 aan gemiste inkomsten. Een boekhouder rekent misschien €600 en is klaar in een paar uur. Plus zij maken minder fouten en vinden vaak aftrekposten die u over het hoofd zou zien. Ik heb klanten die na het inschakelen van een professional ineens honderden euro’s meer terugkrijgen dan ze verwachtten. Dat geld betaalt de kosten van de boekhouder dubbel en dwars terug. En u heeft veel minder stress.
Uw jaarplanning voor maximale efficiency
Een slimme checklist werkt het hele jaar door, niet alleen vlak voor de deadline. Plan in januari een moment om uw systeem voor het nieuwe jaar op te zetten. Kijk in april naar uw eerste kwartaal en pas uw checklist aan als dat nodig is. In juli doet u een tussenevaluatie: loopt alles volgens plan? En in oktober begint u alvast met voorbereiden voor de aangifte van het volgende jaar. Dit klinkt misschien overdreven, maar ondernemers die zo werken hebben nooit stress over hun belastingaangifte. Zij weten altijd precies waar ze staan. Maak ook afspraken met uzelf: bijvoorbeeld dat u elke maand voor de 15e alle uitgaven invoert. Of dat u elk kwartaal uw aftrekposten doorloopt. Zet deze afspraken in uw agenda alsof het belangrijke klantafspraken zijn. Want eigenlijk zijn ze dat ook – afspraken met uw toekomstige zelf. Een goede checklist is niet iets wat u één keer maakt en dan vergeet. Het is een levend document dat meegaat met uw bedrijf en groeit naarmate u meer ervaring krijgt. Binnen een jaar heeft u een systeem dat voor u werkt.
Klaar om uw belastingaangifte voorgoed stressvrij te maken? Neem contact op met een ervaren professional die u helpt een checklist op maat te maken voor uw specifieke situatie. Uw rust en uw portemonnee zullen u dankbaar zijn.